Gerenciamento de Projetos

Afinal, o que é um Projeto?

De acordo com a Norma ISO 10.006, um Projeto é “ um processo único, consistindo em um grupo de atividades coordenadas e controladas com data para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos”.

Já de acordo com o PMBOK, um Projeto é “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Diante dessas definições, podemos dizer que um projeto é um empreendimento temporário, instituído única e exclusivamente para alcançar um objetivo.

Um cuidado que as organizações devem ter,  é o de profissionalizar a gestão dos seus projetos, pois não basta ter uma boa ideia, é preciso saber como trabalhar essa ideia, como estruturá-la, fazer uma análise técnica de todos os pontos positivos e negativos, estimar custos e recursos, planejar tempo, além de entender muito bem quais são os limites e fronteiras dessa ideia, para somente após, saber se ela pode vir a se tornar um projeto viável.

Por questões orçamentárias e mesmo de escassez de recursos humanos, nem sempre as organizações dão o devido valor as suas ideias, inviabilizando excelentes iniciativas, por pura falta de planejamento e desconhecimento da importância dessa ação. Nesse cenário é que podemos ajudar a sua empresa, dando todo o suporte técnico e estratégico para que suas ideias possam ser implementadas da forma mais adequada.

Vamos entender um pouco melhor como funcionam as etapas de um Projeto:

• Iniciar – É a fase da organização das ideias, quando as necessidades ou oportunidades são identificadas. Podemos dizer que é a fase onde o Projeto nasce.
• Planejar – Difícil dizer qual etapa é a mais importante, mas certamente o planejamento é a que demanda um cuidado e atenção especiais, pois é o núcleo central, onde tudo será estimado, detalhado, estudado e, portanto, é a fase onde a principal pergunta que envolve o projeto será respondida, que é: O Projeto é Viável? Pode parecer uma resposta fácil, mas ela envolve estudos de diversas áreas do conhecimento, motivo pelo qual só pode ser respondida após uma análise muito bem elaborada.
• Executar – Após o projeto ter sido aprovado, ou seja, após o projeto ter sido considerado viável, ele é colocado em prática. Essa etapa é a chamada de execução e, num projeto de software, por exemplo, é a fase de codificação, ou seja, onde o projeto é realmente implementado.
• Controlar – Didaticamente colocamos essa etapa aqui, no entanto, a fase de controle ocorre, paralelamente, em todas as etapas do projeto, pois uma da características fundamentais de um projeto, é a de que ele pode ser mensurado, controlado e checado, o tempo todo. Não se deve deixar o controle somente para as etapas finais, pois é normal, em qualquer projeto, que mudanças ocorram e, com isso, replanejamentos e adaptações se fazem necessárias o tempo todo. Outro ponto importante: de nada adiantaria investir meses num planejamento, se ele não fosse corretamente controlado, pois muito esforço seria simplesmente jogado fora.
• Finalizar – É o encerramento do projeto, a fase onde ocorrem as entregas formais, afinal, outra característica fundamental de um projeto é que ele tem início, meio e fim. Nesse momento é elaborado um Termo de Encerramento e o projeto é oficialmente concluído. A partir disso, pode, por exemplo, entrar uma outra fase, que é a  de manutenção, muito comum em vários tipos de projetos, como o de softwares.

A estrutura básica de um Projeto, segue os passos abaixo:

Apresentação Inicial do Projeto (Resumo)

Nesse momento, deve ser eita uma descrição bastante resumida do seu projeto.
Quem ler a apresentação deverá saber do que se trata o projeto, mas não saberá nenhum detalhe dele.

Descrição do Projeto

Nessa fase, o projeto será descrito em detalhes, abordando tanto aspectos técnicos quanto gerenciais.
Em se tratando de um projeto de software, por exemplo, pode ser especificado tanto o que o software vai fazer, assim como a linguagem e tecnologias que irá utilizar

Objetivos do Projeto

Nesse ponto será descrito aonde se pretende chegar com o projeto, como por exemplo, qual problema ele resolve.
Nesse ponto é comum, por exemplo, a utilização da análise SWOT, pois ela está diretamente relacionada com os objetivos do projeto, seus pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças do projeto.

Justificativas do Projeto

Justificar um projeto, significa, em outras palavras, defender o projeto, mostrar porque ele é importante.
Pense que você está vendendo o projeto para alguém. Como convencer a organização a comprar seu projeto?
Uma ferramenta aqui utilizada é o 5W2H.

Estudos de Viabilidade do Projeto

O que é um projeto viável?
Isso faz parte do processo de “vender” a ideia também, pois o projeto somente seguirá adiante, se for viável.
Ser viável, entre muitas coisas, quer dizer que o projeto é tecnicamente possível de ser realizado, que o investimento a ser feito se justifica pelos benefícios que ele irá gerar, e que o projeto não fere nenhuma legislação, etc.
Aqui é onde são feitos os cálculos dos custos do projeto e também o cronograma (ainda que uma versão prévia), mas é necessário para se ter uma estimativa de tempo, que ajuda a decidir se o projeto é viável ou não.
Com esses dados claros, é possível dizer qual é o ROI (retorno sobre o investimento) do projeto, sendo esse um dos fatores decisivos para a viabilidade ou não de qualquer projeto.

Desenvolvimento do projeto

Nesse ponto, por se tratar apenas de um projeto, deve ser descrito o planejamento de tudo o que será feito, quando será feito, por quem será feito, em quanto tempo será feito.
Essa fase servirá de guia a equipe que, de fato, irá implementar o projeto.
Nesse ponto pode ser utilizado, por exemplo, a estrutura analítica do projeto (WBS), a matriz de avaliação de riscos, montagem do cronograma oficial do projeto, elaboração do plano de contingência (gerenciamento de riscos), detalhamento da tecnologia a ser usada e como e quando será usada, entre muitas outras especificações.

Implantação do projeto

Na prática, é a fase onde o projeto deixa ser apenas projeto e pode se tornar um produto ou serviço, sendo a fase da implementação e desenvolvimento de tudo o que foi planejado.

Apresentação de métricas do projeto

Métricas são medidas, portanto, nessa etapa, são apresentadas as principais medidas do projeto, como tempo de execução, principais falhas, atrasos, antecipações, orçamentos (planejado e real) e todas as demais medidas que sejam importantes.

Análise dos resultados obtidos

Depois de ter feito todos os levantamentos e análises, deve fazer uma análise global dos resultados obtidos, pois isso o ajudará na fase final do projeto, que são as conclusões.

Conclusão do projeto

Esse é o momento de utilizar todos os resultados obtidos e chegar a algumas conclusões, como por exemplo, se os resultados obtidos justificaram o projeto, se há perspectivas de continuação ou expansão do projeto, etc.