Dicas de Home Office

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Em nosso artigo de hoje, daremos algumas dicas para facilitar o trabalho de home office, que não significa, necessariamente, sentar-se à frente do computador e pronto.

Assim como, no artigo anterior, relatamos algumas dificuldades e limitações dos empreendedores, em relação ao home office, hoje também vamos abordar erros comuns por parte de quem trabalha nessa modalidade.

O fato de você estar trabalhando em casa, num primeiro momento, pode passar a impressão de que tudo é permitido e não existe regra alguma. Calma, não é bem assim!

Muitas regras que você já segue no escritório, também devem ser seguidas no home office, como por exemplo, o cumprimento do horário da sua jornada de trabalho, a organização das tarefas que precisam ser executas, assim como, todas as demais rotinas que você executaria, caso estivesse no escritório da empresa.

Naturalmente, por trabalhar em casa, num ambiente mais informal, você estará sujeito a distrações que não ocorreriam no ambiente da empresa. Esse é um dos grandes desafios a ser superado.

Por outro lado, se você é uma pessoa focada e organizada, dificilmente será tão diferente no ambiente doméstico. Se você tem extrema dificuldade para trabalhar em home office, melhor repensar vários outros aspectos, pois certamente seus problemas são outros.

As principais dicas que podemos dar:

Tenha um local minimamente isolado e organizado. O fato de você estar trabalhando em casa, não significa que você possa trabalhar da cama o dia inteiro, mesmo porque, por questão de ergonomia, você estaria acabando com a sua coluna.

O ideal é que você tenha um espaço mais isolado, com pelo menos uma mesa, um telefone, acesso à Internet e boa iluminação. Se você não tem esse cômodo isolado em casa, não tem problema, use a sala, a mesa de jantar, mas enquanto estiver trabalhando, procure dar uma cara mais “formal” ao espaço, evitando, por exemplo, estar comendo com uma mão e digitando com outra, mesmo porque, isso é falta de organização, pois você deve ter tempo para as duas atividades, assim como no escritório.

Se você não mora sozinho, tem filhos pequenos, animais de estimação ou qualquer outra companhia, tente conversar com eles antes, pois não é indicado e produtivo você ser interrompido a todo momento. Eu sei que não é fácil controlar o pessoal em casa e nem dá para pedir para que eles fiquem mudos o dia inteiro, mas vale uma conversa franca, explicando a situação e pedindo a colaboração de todos.

Se a empresa te colocou em home office, certamente ela encontrou alguma forma de fazer com que você acesse os sistemas de informação que você precisa, portanto, não se esqueça de manter sua rotina. Trabalho em casa não deve ser confundido com férias.

Paralelamente aos softwares que você já usa no trabalho, tente encontrar outras formas de organizar seu dia. O Google possui uma série de ferramentas que podem te ajudar nisso, que vão desde o Google Agenda, o Google Drive, que pode ser usado para armazenar arquivos mais pesados, que não podem ser enviados por e-mail, o Google Duo, que pode ser usado para videochamadas, o Keep, que é similar a um bloco de notas, que você pode usar para anotações breves ou lembretes, além do conjunto de softwares de escritório, como a Planilhas Google, que são similares ao Excel e o Documentos Google, que é similar ao Word. Todas essas ferramentas funcionam online e podem ser acessadas em vários dispositivos.
Além das ferramentas do Google, muitas outras podem ser usadas, como o Trello, que é uma excelente ferramenta de gestão de atividades e projetos. Se você quer um pouco mais de organização e quer criar um ambiente mais profissional, também pode usar o Bitrix, que é uma ferramenta de CRM, com muitas funcionalidades gratuitas e que podem te ajudar a criar projetos, organizar tarefas, controlar o tempo trabalhado em cada uma delas, gerar ordens de faturamento, entre muitas outras funcionalidades.
Dependendo da sua área de atuação, tanto como funcionário, ou então, como profissional autônomo, você pode ter que realizar reuniões online e, nesse ponto, também indicamos algumas ferramentas. Uma simples e que pode resolver é o próprio Skype, mas também o próprio WhatsApp, afinal, as chamadas de vídeo, feitas através dele, estão com uma boa qualidade de som e imagem.
Caso sua reunião tenha um número maior de pessoas, ou ainda, se você precisa de outros recursos, como compartilhamento de tela, chats ou outros recursos, também existem boas alternativas, como a plataforma FreeConferenceCall (FCC), que funciona, para o seu cliente, somente com um navegador e acesso à Internet. No seu caso, que está organizando a reunião, será necessário fazer o download de um pequeno software, que te permitirá gerenciar a reunião pelo seu computador.

A plataforma oferece a possibilidade de agendar um dia e horário para a reunião, assim como, um mural onde ela pode ser divulgada. Você poderá criar reuniões fechadas, onde somente pessoas com um código de acesso poderão participar, ou então, uma reunião livre, onde qualquer pessoa que tenha o link possa ter acesso.

Você pode usar todos os recursos da plataforma, mesmo na versão Free, no entanto, apenas o espaço de armazenamento das gravações da reunião é que serão limitados. Se você não precisa gravar sua reunião, eis uma excelente ferramenta e sem custos. Numa única sala online, você poderá colocar até 1000 participantes.

Falando em reuniões online, por favor, mantenha a etiqueta. Não vá me aparecer numa chamada com o seu chefe ou com o seu cliente, trajando pijamas! Isso é inadmissível, pois você não iria de pijama para a empresa ou para visitar o cliente.

A mesma formalidade que você tem no escritório, deverá também ser mantida em casa, ao menos quando você precisar fazer chamadas de vídeo.

Dentro do possível, mantenha o horário de trabalho que você teria na empresa, pois lembre-se, é como se você estivesse no escritório, portanto, os clientes o procurarão nos mesmos horários de sempre. Se você tiver que sair ou tiver algum imprevisto, essa é uma das facilidades do home office, ou seja, a flexibilidade.

Se você não trabalha com atendimento e contato direto com o cliente, você pode ter uma flexibilidade maior, afinal, se você se organizou e conseguiu cumprir as tarefas propostas, não vai ficar precisando enrolar na frente do computador para cumprir horário. Por outro lado, se você faz atendimento, mantenha o horário de expediente, pois o seu cliente pode te ligar a qualquer momento.

Aliás, falando em ligar, quando for atender a uma ligação, mesmo estando em casa, atenda como se estivesse no escritório, seguindo os mesmos protocolos que você segue dentro da empresa.

A chave para um bom trabalho em home office é simples e se resume a disciplina, planejamento e organização. Uma dica simples: não faça nada além e nem aquém do que você faria no escritório, nem mais, nem menos.

Se você é daqueles que não sabe trabalhar sem cobrança, fica uma dica: coloque uma foto do seu chefe na sua frente, pronto, problema resolvido.

Brincadeiras à parte, organize-se, descubra novas possibilidades, experimente novas ferramentas e vá descobrindo aquelas que você melhor se adapta.

Dependendo da sua área de atuação, você poderá precisar de outras ferramentas que não abordamos aqui e, para tal, ficamos à sua disposição para tirar qualquer dúvida.

Por outro lado, as ferramentas que aqui abordamos são meras indicações e sugestões. Nossa escolha foi feita pela facilidade de uso, pela gratuidade e pelos recursos ofertados, mas você pode conhecer outras ferramentas, inclusive melhores a essas, e que poderá usar tranquilamente.

Acabamos focando o artigo mais para quem é funcionário e está trabalhando em casa, no entanto, essas mesmas dicas são válidas se você é o próprio empreendedor ou profissional autônomo.

Lembre-se: disciplina, planejamento e organização. Não tem como dar errado.

Até o próximo!

Links dos softwares citados no artigo

Sobre os softwares que abordamos nesse artigo, você poderá encontrá-los em:

Skype: https://www.skype.com/pt-br/get-skype/